El Canal de Denuncias en la nueva Ley orgánica de Protección de Datos Personales

Fuente: Canal Compliance

La ley establece la licitud de un canal de denuncias dentro de las entidades de Derecho Privado. Su objetivo es poner en conocimiento actos o conductas que pudieran ser contrarios a la normativa general o sectorial  aplicable a dicha organización. Estas conductas irregulares o ilegales se pueden producir tanto en el seno de la organización o fuera de ésta. Es decir derivados de la actuación de todas aquellas entidades que pudieran contratar con ella.

Novedades de la norma

La norma introduce una novedad importante con respecto a la postura de la propia Agencia Española de Protección de Datos. La postura de la agencia se plasma en su informe jurídico 128/2007. En él se abogaba por que los sistemas de “whistleblowing” evitasen el tratamiento de denuncias anónimas. La nueva Ley establece que las comunicaciones que se realicen podrán hacerse incluso anónimamente.

“La nueva Ley establece que las comunicaciones que se realicen poniendo en conocimiento de las organizaciones de situaciones irregulares podrán hacerse incluso anónimamente”.

En caso de que la denuncia no se realice de forma anónima se deberán adoptar las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante.

Estos datos solo serán accesibles exclusivamente para aquellos que realicen tareas de control interno de los sistemas de información y de cumplimiento de los mismos. Bien sean propios de la organización o externos a las mismas. De esta manera se establecen las bases para que se pueda externalizar por las organizaciones la gestión de los canales de denuncia.

“se establecen las bases para que se pueda externalizar por las organizaciones la gestión de los canales de denuncia”

Dice la norma que será lícito el acceso por otras personas. Incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de procesos judiciales.

Así pues legitima el acceso a los datos tanto a la autoridad judicial o administrativa que deba conocer los hechos por que puedan suponer un ilícito de esa naturaleza. Y también legitima el acceso a los datos a los responsables de recursos humanos que deban adopta medidas disciplinarias.

Plazo de conservación de los datos

Establece expresamente un plazo máximo de conservación de los datos de quien formule la comunicación. La Información de empleados o de terceros podrá ser conservada no más de 3 meses.

Si bien los datos deberán conservarse en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Una vez finalizado el plazo los datos deben ser suprimidos del sistema de denuncias.

Este plazo tiene una excepción. Que la finalidad sea dejar evidencia del modelo de prevención de delitos de la persona jurídica.

La norma establece que sus disposiciones también serán de aplicación a los sistemas de denuncias internas en las Administraciones Públicas.

Así pues la nueva Ley Orgánica da carta de naturaleza a los sistemas de denuncia. Hasta el momento no tenían una regulación expresa en nuestro ordenamiento jurídico.