Guía Práctica de como identificar a los empleados que van a cometer un fraude antes de que lo hagan

Autor: Ricardo Gameroff

Fuente: LinkedIn

Todos somos generales después de la batalla, reza el dicho. O directores técnicos los lunes después del partido del fin de semana. Post-facto es fácil mirar hacia atrás, investigar lo que pasó y asignar culpas, con pruebas o no. Pero lo verdaderamente difícil es anticiparse al hecho, identificar a los empleados que tienen la potencialidad de cometer fraudes y tomar medidas para que el riesgo no se materialice. De esto se trata este artículo, de darles las herramientas para ganarse el derecho a decir Yo te lo dije a la gerencia o al directorio.

Algunos datos pertinentes antes de comenzar que ilustran la dificultad de la detección temprana:

¿Sabían que solo el 4%(1) de la gente que comete fraudes corporativos tiene antecedentes de fraude previos?

¿Y que el 47%(1) de los fraudes son cometidos por empleados con más de 6 años trabajando para la empresa que defraudan?

De hecho, la gran mayoría de los individuos que comete fraude no tiene antecedentes criminales previos. Son personas que a la luz de lo que se sabe públicamente son buenas. Y para complicar aún más las cosas, los empleados más antiguos, aquellos que se ganaron nuestra confianza a través de los años, son los más susceptibles a cometer ilícitos corporativos.

Por este motivo, si queremos anticiparnos debemos hacer un esfuerzo mayor que el solo pedirle un certificado de antecedentes de la PDI o ciegamente confiar porque hace mucho que conocemos a la persona. Tenemos que analizar cuidadosamente y profundamente sus circunstancias financieras y personalidad. También deberemos estar atentos y mirar con ojos críticos a ciertos actos que puedan constituir señales de alerta.

La semana pasada les comenté acerca del Triángulo del Fraude, que es un intento por racionalizar la pregunta del millón de dólares: ¿Por qué la gente comete fraudes? También les escribí acerca de que el creador de esta teoría fue Donald Cressey y que la desarrolló en 1953 luego de entrevistar a 200 presos por fraude. La hipótesis de Cressey sigue vigente hoy en día y se puede sintetizar de la siguiente manera: una persona se puede volver deshonesta si convergen simultáneamente 3 factores: Oportunidad, Presión y Racionalización.

Según el autor, la Presión es el factor más importante. En todos los casos por él estudiados, la Presión vino de la forma de un problema financiero que los autores del ilícito creen que no puede ser compartido con otra persona y, por ende, debe ser resuelto en secreto. Cressey identificó 6 tipos de problemas “que no pueden ser compartidos”.

Esto me lleva a mi Recomendación Práctica 1: conversen con su personal y escuchen activamente y si detectan algunos de los siguientes problemas en alguno de sus empleados, considérenlo como una señal de alerta que no deben ignorar:

• Violación de las obligaciones atribuidas. Existe una contradicción entre la conducta profesional esperada y la personal del empleado. Piensen, como ejemplo, en un tesorero que tiene problemas de deuda por juego y tiene miedo que de hacerlo público no confiarán más en él para manejar los fondos de la empresa y lo despedirán.
• Falla personal. El empleado tiene problemas financieros y teme que de hacerse públicos dañará su reputación.
• Dificultades en los negocios. El dueño (o gerente) no quiere admitir públicamente que la compañía (o departamento) está en problemas para no perder la confianza de los inversores (o superiores).
• Aislamiento físico. El empleado trabaja alejado de sus superiores y no tiene la posibilidad o confianza para comunicarle sus problemas financieros.
• Incrementar el status social. El empleado no tiene la capacidad financiera para adquirir los símbolos de status que necesita para elevar su posición social.
• Relación entre empleador y empleado. El empleado siente resentimiento hacia el empleador porque siente que no le pagan o le aprecian de manera suficiente.

En 1984 Stephen Albrecht publicó su libro Deterring Fraud: the Internal Auditor´s Perspective en el que luego de entrevistar a 212 auditores internos concluyó que existen 9 motivos para cometer fraude.

Y esto me conduce a mi Recomendación Práctica 2: como arriba, si a través de sus interacciones con sus empleados detectan la existencia de alguno de estos factores, considérenlos como señales de alerta:

• Vivir más allá de los medios económicos.
• Un deseo muy fuerte de ganancia personal.
• Alto nivel endeudamiento personal.
• Relaciones muy cercanas con clientes/proveedores.
• Sentirse que se le está pagando debajo de lo merecido.
• Estar siempre buscando oportunidades de hacer dinero.
• Tener deseos fuertes de ganarle al sistema.
• Hábitos de juego excesivos.
• Alta presión de la familia o colegas.

Siguiendo un enfoque de análisis de casos reales de fraude corporativo ocurridos, investigados y reportados por sus miembros, la ACFE(1) publica cada 2 años las señales de alerta que más frecuentemente se exhiben en los casos estudiados. Esto, como en los estudios anteriores, nos sirve para estar atento a la existencia de estas conductas y para deliberadamente no dejarlas pasar sin darles importancia.

Y esta lista de señales representa mi Recomendación Práctica 3:

• Vivir más allá de los medios (en 41% de los casos estudiados se detectó esta señal de alerta).
• Dificultades financieras (29%).
• Relaciones muy cercanas con proveedores y clientes (20%).
• No exhiben señales de alerta (15%).
• No quieren compartir sus tareas (15%).
• Divorcio / Problemas familiares (14%).
• Personalidad ambiciosa (13%).
• Irritabilidad / Estar a la defensiva (12%).
• Problemas de adicciones (10%).
• Otras señales con una estadística menor al 10% son, en orden: Quejas de sueldo no adecuado, Presión excesiva de parte de la compañía, Aislamiento social, Problemas legales anteriores, No querer tomarse vacaciones.

Una última reflexión. En una época donde tratamos de manejar todo vía electrónica y remota (léase email, voicemail, whatsapp, skype, celular) el trato personal se ha ido perdiendo y con él se perdió nuestra habilidad de saber qué es lo que realmente les está pasando a nuestros empleados, tanto dentro como fuera de la compañía. Para ser capaces de utilizar efectivamente las herramientas que les dejé hoy, los invito a volver a compartir algo de tiempo con sus compañeros y subordinados. En lugar de enviar un email o llamar o whatsappear, levántense de su escritorio y vayan a la oficina del otro y conversen mano a mano, mirándose a los ojos.

Y los dejo con homework: vayan al estacionamiento de sus oficinas y traten de identificar discrepancias significativas entre el valor de los autos y el salario que piensan que su dueño o dueña gana. Muchos fraudes se descubrieron porque un empleado que gana menos de 1 millón de pesos tenía estacionado un auto de lujo de varias decenas de millones.

Nos vemos nuevamente el lunes próximo y, como siempre, dejen abajo sus likes, comentarios o sugerencias. Y si les gustó mucho el artículo, por favor no se repriman en recomendarlo.

(1) Datos de la edición 2018 del Report to the Nations de la ACFE.