10 consejos para implementar los planes antifraude en los ayuntamientos con el objetivo de acceder a fondos europeos

Autor: Jesús Santín, socio de Entrena & Santín Abogados, responsable del área de cumplimiento normativo.

Fuente: Confilegal

Los Ayuntamientos, Diputaciones y toda entidad pública que gestione fondos europeos tiene que disponer de un Plan Antifraude para evitar cualquier práctica irregular.

En este escenario, muchas corporaciones locales están ultimando dichos planes que involucran a toda la organización.

De hecho, según la Orden Ministerial  que los regula señala que deben aprobarse en las administraciones que gestionen fondos europeos, a los 90 días desde que se aprobó o a los 90 días de conocer que serán gestores de dichos fondos europeos.

Jesús Santín, socio de Entrena & Santín Abogados y responsable del área de «Compliance», aclara a Confilegal que “lo lógico es que antes que llegue el dinero ese plan antifraude este aprobado. En tres meses de trabajo puede estar implementado, dejando claro que no hay dos planes iguales. Cada entidad local tiene unos riesgos y unas características concretas”.

Este experto explica a nuestra publicación los pasos de un procedimiento de trabajo laboriosos y que implica a toda la organización municipal para que realmente sea efectivo y evite conductas irregulares.

Su firma acaba de implementarlo en el Ayuntamiento de Gerona.

“Los elementos legislativos con los que contamos son la propia Orden antes mencionada y las orientaciones que aprobó el Ministerio de Justicia para el refuerzo de los mecanismos del articulo 6 de la Orden, el 24 de enero del 2022”, indica este experto en cumplimiento normativo.

A su juicio, la clave para que un Plan Antifraude funcione radica en “más allá de redactar documentos se implemente realmente en el día a día de la organización. Que exista un compromiso pleno de luchar contra la corrupción y que esta cultura de cumplimiento se traslade a todos los niveles de la organización”.

Desde ese momento el trabajo que se debe realizar arranca en distintas etapas que aquí sintetizamos con el objetivo mentado de obtener fondos europeos.

1.- CHEQUEO NIVEL DE RIESGO DE LA ORGANIZACIÓN

La Orden contiene en el Anexo II B5, un test que define el cumplimiento de los diversos elementos para cada corporación municipal. “Hay que empezar con el test para saber qué elementos dispone ya el ayuntamiento, como código ético, canal de denuncias y te orienta sobre lo que habrá que implementar”.

Santín afirma que “las administraciones ya tienen muchos controles establecidos con otro formato, pero por lo que respecta al Compliance, no es habitual que tengan estos elementos. Casi se trabaja desde cero”.

2.- DEFINIR EL MÉTODO PARA VALORAR LOS RIESGOS DE LA ENTIDAD LOCAL

“Es lo primero que hay que hacer, tener una metodología de trabajo. La Orden dice que se debe valorar el impacto y la probabilidad de los posibles riesgos de fraude y corrupción. Ese método debe ayudarnos a hacer esos cálculos”, relata.

Normalmente se asigna puntuaciones de 1 a 4 al impacto que tendría el riesgo “otra puntuación respeto a la probabilidad. Y la multiplicación de esos factores daría lugar al riesgo que se llama riesgo inherente. Es el riesgo puro sin tener en cuenta medidas de protección y control”.

Sobre ese riesgo inherente, con todos los controles que tiene la Administración, entre los que destaca la supervisión del Tribunal de Cuentas, se asigna una valoración que hace que ese riesgo se reduzca al llamado riesgo residual.

“Desde este riesgo hay que aplicar los controles que se introduzcan ahora a nivel antifraude para llegar un riesgo final. Que debe ser un riesgo aceptable”, subraya.

3.- DISEÑO DEL PLAN ANTIFRAUDE

La puesta en marcha de un Plan de este tipo arranca con una “declaración de alto nivel del Ayuntamiento señalando se compromete a luchar contra el fraude y la corrupción y a diseñar una política de tolerancia cero. Es una declaración política, sin muchos elementos técnicos”.

A partir de ahí el propio documento que según la orden “debe tener medidas para identificar los conflictos de interés que existan, por un lado y, por otro, medidas y procedimientos para gestionar los riesgos de fraude y corrupción”.

En este escenario de habla del ciclo antifraude, como concepto «tiene que haber medidas para prevenir el riesgo de fraude y corrupción, medidas para detectarlo, otras medidas para corregir el Plan y medidas para perseguir a los responsables”.

4.- DEFINIR MEDIDAS PREVENTIVAS CONTRA EL FRAUDE

En este nivel de trabajo “es importante contar con un Código Ético que asuma toda la organización sus principios y diseñar acciones formativas para todo el personal de la entidad».

“Estamos hablando de actividades formativas necesarias para crear la cultura de cumplimiento en la organización.  Es una formación periódica ajustada a las necesidades de los profesionales de la corporación municipal”, precisa.

5.- LA IMPORTANCIA DE CONTAR CON UN CANAL DE DENUNCIAS

Según explica Santín, “es la medida estrella a nivel de detección de comportamientos irregulares en dichas entidades. Esta iniciativa enlaza directamente con la Directiva Whistleblowing aún por trasponer en nuestro país. Esto va a hacer que todas las administraciones acaben teniendo su canal de denuncias”. 

Sobre este canal, aclara que “debe permitir comunicaciones anónimas o en las que el denunciante se identifica. Si son anónimas, debe permitir crear un número o código para que el denunciante siga su caso. En siete días se debe dar acuse de recibos y realizar la investigación en un plazo de tres meses, ampliable por otros tres”.

En cuanto a las denuncias “cuando pasan los plazos legales obligatorios se pueden guardar, pero anonimizadas para salvaguardar la normativa de protección de datos”.

6.- CREAR ÓRGANO QUE CENTRALICE LAS INVESTIGACIONES

Habrá que determinar “los procedimientos que se seguirán en caso que se detecte un fraude. A este respecto lo más habitual es que cada entidad cuente con un órgano encargado de gestionar la implementación y seguimiento del plan».

«Cuando se detecte que se ha materializado un riesgo, debe comunicarse a este órgano y será el encargado de realizar una investigación interna. Determinar si ha existido o no ese fraude y si ha existido, evaluarlo y comunicar a la autoridad que adjudica los fondos europeos a esa situación», añade.

Este órgano debería ser una comisión técnica en el que estuvieran presentes, el interventor, secretaria general y algún profesional del área de recursos humanos, contratación y subvenciones. “Se trata de que se reúnan periódicamente para gestionar y hacer el seguimiento de este Plan de Medias antifraude».

7.- DIFUSIÓN A DISTINTOS NIVELES DEL PLAN ANTIFRAUDE

Jesús Santín cuenta que, una vez aprobado el citado Plan, “hay que trabajar en la difusión de sus herramientas, tanto a nivel genérico de que existe un Código Ético y un canal de denuncias a todo el personal. Y hacer una formación específica más profunda a los funcionarios que participan en procedimientos de los que se adjudican fondos europeos, sobre todo a nivel de contratación y subvenciones».

8.- REALIZAR DE NUEVO LA EVALUACIÓN INICIAL DE LOS RIESGOS

“Una vez que se ha hecho e implementado este Plan Antifraude es el momento de realizar la evaluación inicial para ver el nivel de Riesgo de nuestra organización. Si se ha hecho correctamente, lo lógico es que se logra un cumplimiento de nivel cuatro”, comenta ese experto.

“Esto significa que, según los test de la Orden Ministerial, ese nivel de cumplimiento se ha elevado bastante, con lo cual los riesgos de la entidad se controlan bastante”.

9.- IMPULSAR PROTOCOLO DETECCIÓN EN CASO DE DETECTAR FRAUDE

En este escenario es fundamental contar con un protocolo para detectar esa irregularidad. Para este jurista “en el Plan Antifraude hay que definir el procedimiento que se va a seguir. Será que cualquier noticia relacionada con estas malas prácticas se centralice en el organismo que se ha creado para la investigación de las irregularidades».

“Esa comisión deberá hacer una investigación. Si no hay fraudes, se emitirá un informe rutinario”, destaca.

Sin embargo, “en el caso de que si haya una conducta irregular tendrá que hacer varias actuaciones. Lo primero es comunicar a la entidad que se adjudicó los fondos, aparte tendrá que realizarse las actividades necesarias para recuperar esos fondos ya adjudicados. Es previsible que se inicien expedientes disciplinarios y si hay delito habrá que denunciarlo ante fiscalía o tribunales de justicia”.

10.- REVISIÓN PERIÓDICA DEL PLAN ANTIFRAUDE

A juicio de este experto en Compliance, es bueno actuar las medidas que se implementan de forma periódica.  “hay que hacer un análisis de situación con carácter anual. Siempre que se modifique la normativa o se materializa algún riesgo es bueno también analizar nuestra política de cumplimiento».

“Otra cuestión importante es si hay un cambio de gestores a nivel municipal, otra excusa para otra revisión notable del Plan, ese puede ser otro momento para revisar las medidas antifraude que se ponen en marcha”, concluye.