Las 12+1 prioridades en los 100 primeros días de un Compliance Officer

La figura del Compliance officer, cada vez más integrada en nuestra conciencia empresarial, ha venido adquiriendo un papel cada vez más relevante dentro de las organizaciones como máximo responsable en la supervisión del cumplimiento normativo, del aseguramiento de los intangibles, del establecimiento de una cultura ética y de cumplimiento, y todo ello, con el consiguiente incremento de su responsabilidad penal.

La World Compliance Association (WCA), cuenta con un Comité Técnico de Estudio de Compliance Officer (CTECO). Se trata de un grupo de trabajo heterogéneo, conformado por profesionales en la función del Compliance officer que trata de ayudar a los profesionales a: 

• mejorar su función dentro de las normas y buenas prácticas establecidas; 

• definir sus responsabilidades y disminuir la incertidumbre sobre el riesgo penal asociado;

• desarrollarlas a través de la elaboración de un estatuto que defina un marco general de referencia y; 

• fomentarlo entre los organismos e instituciones.

El Compliance Officer debe, junto con su papel de asesor legal, educarse en la persuasión, de modo que así pueda ser recordado en la empresa, más allá de sus primeros cien días.

1. Difusión del Fascículo Las 12+1 prioridades en los 100 primeros días de un Compliance Officer .

2. Generar debate constructivo.

3. Dar a conocer la labor del Comité Técnico de Estudio del Compliance Officer (CTECO) de la World Compliance Association (WCA).

Compliance Officcer.

1. ANÁLISIS DE LA EMPRESA O GRUPO EMPRESARIAL DONDE SE VA A INCORPORAR. ENTREVISTA CON LAS PRINCIPALES FIGURAS EJECUTIVAS Y CORPORATIVAS DE LA EMPRESA O GRUPO PARA CONOCER LOS OBJETIVOS, PROYECTOS, RIESGOS POTENCIALES TIPOLOGÍAS DE NEGOCIO. Joaquím Triadú

2. ESTABLECER UNA INICIAL ESTRATEGIA DE RIESGOS BASADA EN EL ANÁLISIS PREVIO. Irene Macein

3. ESTABLECER EL MARCO DE LA GOBERNANZA DE LA FIGURA DE COMPLIANCE OFFICER (INDEPENDENCIA, VINCULACIÓN ORGÁNICA, ETC.). Irene Macein

4. ESTABLECER LOS PARÁMETROS SOBRE: LA ARQUITECTURA BÁSICA DEL ÁREA DE COMPLIANCE, PLANTILLA, PRESUPUESTO, SOPORTE TECNOLÓGICO, ETC. Jesús Ortega

5. EQUIPO HUMANO: REALIZAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE UN EQUIPO HUMANO: CARACTERÍSTICAS, PERFILES, ETC. Jesús Ortega

6. ESTABLECER UN PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE COMPLIANCE PARA EL PRIMER AÑO QUE DEBE COMPRENDER AL MENOS: Scherenela Cabrera

6.1 Elaborar un mapa de riesgos penales adaptado al Código Penal del país donde se ubica la empresa (prioritario) y progresivamente en los otros países donde opera con sede propia.

6.2 Elaborar guía Interna de cumplimiento, códigos, políticas y procedimientos de prevención de la corrupción y el soborno

6.3 Plan de formación básico para la plantilla de trabajadores de la empresa sobre los aspectos principales en materia de Compliance y de conocer/aplicar la normativa interna.

6.4 Obtener la aceptación del Código de Conducta por parte de todos los trabajadores de la empresa.

6.5 Contratar un sistema de ayuda tecnológica para tareas cómo: diligencias debidas, control de riesgos, etc.

6.6 Poner en marcha los procesos de Diligencia Debida con terceras partes.

7. ESTABLECER UN SISTEMA DE COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS JURÍDICA Y DE RECURSOS HUMANOS PARA INTRODUCIR CLÁUSULAS DE COMPLIANCE EN CONTRATOS CON TERCEROS O CON PROFESIONALES QUE SE INCORPORAN AL GRUPO. Teresa Mínguez

8. ESTABLECER UN SISTEMA DE COORDINACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS QUE GUARDAN ESTRECHA RELACIÓN CON EL PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO Y SON HABITUALMENTE (AUNQUE DEPENDERÁ DE CADA EMPRESA): JURÍDICO, RECURSOS HUMANOS, REGULATORIO-CALIDAD, FINANZAS. Teresa Mínguez

9. CREAR Y LIDERAR UN COMITÉ DE CUMPLIMIENTO, INTEGRADO POR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN DE LA COMPAÑÍA. José Mª Ramírez

10. PREPARAR UN “WELCOME PACK” PARA LAS NUEVAS INCORPORACIONES. José Mª Ramírez

11. ESTABLECER UN MECANISMO DE COMUNICACIÓN EFICIENTE Y EFICAZ CON TODOS LOS PROFESIONALES DE LA EMPRESA (“NEWSLETTER”, CIRCULARES, ANUNCIOS, CANAL DE CONSULTAS, ETC.). Carlos Jiménez

12. ESTABLECER UN CANAL DE ALERTAS Y SU REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO. Carlos Jiménez

13. “TIPS SOFT SKILLS” COMPLIANCE OFFICER. Ana Lamas